Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, unseres Kundenportals sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Je nach Verarbeitung stützen wir uns auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen der DSGVO — welche das im Einzelfall ist, ist in Abschnitt 4 sowie in der Übersichtstabelle in Abschnitt 3 angegeben.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Die folgende Tabelle fasst zusammen, welche Daten bei welcher Gelegenheit zu welchem Zweck verarbeitet werden, wer sie empfängt, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und wie lange sie gespeichert werden. Die Details zu jedem Punkt stehen in den nachfolgenden Abschnitten.

4. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten im Einzelnen

4.1 Beim Besuch der Website

Beim Aufrufen unserer Website werden automatisch Informationen durch Ihren Browser übermittelt und temporär in sogenannten Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL, verwendeter Browser und Betriebssystem.

Zweck: Sicherstellung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus sowie Systemsicherheit und Stabilität. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

4.2 Kontaktformular und Anfrage einer Kurzanalyse

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Unternehmensname, Nachricht/Anliegen, Datum und Uhrzeit. Wenn Sie eine kostenlose Kurzanalyse anfragen (auf der Startseite, im Blog oder im Chat), verarbeiten wir Firmenname, Website-Adresse, E-Mail-Adresse, optional eine kurze Info zu Ihrem Betrieb sowie Datum und Uhrzeit, um Ihren Auftritt zu prüfen und Ihnen die Kurzanalyse zuzusenden.

Für die Kurzanalyse sehen wir uns ausschließlich nach Ihrer Anfrage öffentlich zugängliche Informationen zu Ihrem Betrieb an, etwa Ihre Website, Ihr Google-Unternehmensprofil, Ihre Bewertungen und Einträge in öffentlichen Registern. Diese Angaben verwenden wir nur für die Erstellung Ihrer Kurzanalyse. Ohne Ihre Anfrage recherchieren wir keine Daten zu Ihrem Betrieb.

Rechtsgrundlage für die Bearbeitung Ihrer Anfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags mit uns abzielt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Anfragen).

Google wird erst mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung Teil der Verarbeitung: Das Formular lässt sich erst absenden, nachdem Sie über ein Kontrollkästchen ausdrücklich zugestimmt haben, dass Ihre Angaben gespeichert und zur Kontaktaufnahme verarbeitet werden dürfen (Rechtsgrundlage für diesen Schritt: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Erst mit dieser Einwilligung übermittelt eine serverseitige Funktion Ihre Daten an eine passwortgeschützte Google-Sheets-Tabelle, die durch den Verantwortlichen betrieben und ausschließlich über einen dedizierten Google-Service-Account angesprochen wird. Ohne Ihre Einwilligung wird das Formular technisch nicht abgeschickt — Google erhält Ihre Daten in diesem Fall nicht und ist an der Verarbeitung nicht beteiligt. Eine Weitergabe an weitere Dritte über Google hinaus erfolgt nicht, es sei denn, dies ist zur Erfüllung des Zwecks erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

Kontakt per E-Mail: Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (soweit angegeben) und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Unser E-Mail-Postfach wird bei der IONOS SE, Montabaur, betrieben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Nachricht auf einen Vertrag mit uns abzielt, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen Ihre Nachricht, sobald Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, es sei denn, sie ist als Geschäftsbrief aufzubewahren (6 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO).

4.3 Einsatz eines KI-Chatbots auf dieser Website

Auf unserer Website setzen wir einen KI-gestützten Chatbot ein, um Nutzeranfragen automatisiert zu beantworten.

4.3.1 Verarbeitung im Chat: Bei Nutzung des Chatbots werden die eingegebenen Nachrichten sowie technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel) an unseren Server und von dort zur Erzeugung der Antwort an Anthropic, PBC weitergeleitet. Der Chatverlauf selbst wird von uns nicht dauerhaft gespeichert; technische Verbindungsdaten werden spätestens nach 7 Tagen gelöscht. Anthropic löscht die übermittelten Eingaben und die erzeugten Antworten nach eigenen Angaben spätestens 30 Tage nach Empfang bzw. Erzeugung. Wir nutzen den Dienst über die kommerzielle Schnittstelle (API); Ihre Chat-Inhalte werden dabei nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bitte keine sensiblen Daten eingeben: Geben Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO ein, etwa Angaben zu Ihrer Gesundheit, und auch keine sonstigen vertraulichen Informationen wie Bankdaten oder Passwörter. Der Chatbot ist dafür nicht vorgesehen.

4.3.2 Freiwillige Kontaktdaten über den Chatbot: Möchten Sie im Chat eine Demo oder Beratung anfragen und dafür Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hinterlassen, wird Ihnen dafür ein eigenes Formular mit Kontrollkästchen angezeigt. Erst wenn Sie dort ausdrücklich zustimmen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), wird die Anfrage überhaupt absendbar und Ihre Daten werden — wie unter 4.2 beschrieben — an die Google-Sheets-Tabelle übermittelt. Vor dieser Einwilligung ist Google an dieser Verarbeitung nicht beteiligt.

4.3.3 Kundenportal-Assistent: Eingeloggte Kunden haben zusätzlich Zugriff auf einen personalisierten Assistenten im Kundenportal. Dessen Antworten stützen sich auf die im jeweiligen Kundenkonto hinterlegten Daten (Firma, Kundennummer, gebuchte Leistungen), die serverseitig anhand des Login-Tokens überprüft werden — nicht auf Angaben, die im Chat behauptet werden. Es gelten dieselben Grundsätze zur Nicht-Speicherung des Chatverlaufs wie unter 4.3.1. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Vertrags).

4.3.4 Kein Profiling: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

4.4 Kundenportal (Login, Dashboard, Dateiablage)

Für Kunden, die ein Produkt bei uns gebucht haben, stellen wir ein passwortgeschütztes Kundenportal bereit. Technische Grundlage hierfür ist die Plattform Supabase, betrieben von der Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513, die für uns als Auftragsverarbeiter folgende Daten verarbeitet:

• Login-Daten (E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Sitzungs-Token) zur Authentifizierung
• Im Kundenkonto hinterlegte Stammdaten (Firma, Kundennummer, Domain, gebuchte Leistungen)
• Von Ihnen oder uns hochgeladene Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen, AGB) als Dateien
• Sofern der News-Bereich für Sie freigeschaltet ist: Texte und Bilder, die Sie zur Veröffentlichung auf Ihrer Website hochladen
• Sofern von Ihnen freigegeben: Auswertungen Ihrer Google-Search-Console-Daten zur Darstellung im Dashboard

Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung setzt die eingesetzte Software-Bibliothek (Supabase-Client) einen Eintrag im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage), der Ihr Sitzungs-Token enthält. Dieser Eintrag ist technisch notwendig, um Sie im Portal, das Sie aktiv aufrufen, angemeldet zu halten, und bedarf gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner gesonderten Einwilligung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags). Der Zugriff auf Ihre Daten ist technisch durch Zugriffsregeln (Row-Level-Security) auf Ihr eigenes Konto beschränkt; Administratorzugriff hat ausschließlich der Verantwortliche.

News-Bereich: Inhalte, die Sie über das Kundenportal für Ihre eigene Website hochladen, veröffentlichen wir dort in Ihrem Auftrag. Für personenbezogene Daten in diesen Inhalten, etwa Fotos von Mitarbeitenden, sind Sie als Betreiber Ihrer Website verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem mit Ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Inhalte bleiben gespeichert, solange sie auf Ihrer Website veröffentlicht sind, und werden gelöscht, wenn Sie sie entfernen oder der zugehörige Vertrag endet.

4.5 Vertrags- und Zahlungsabwicklung

Wenn Sie Leistungen bei uns buchen, verarbeiten wir die zur Durchführung des Vertrags erforderlichen Daten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die gebuchten Leistungen. Für laufende Leistungen, die per SEPA-Lastschrift bezahlt werden, verarbeiten wir zusätzlich Kontoinhaber, IBAN und Mandatsreferenz und übermitteln diese zum Einzug an unser Kreditinstitut.

Buchen Sie den Website-Service mit Domain-Verwaltung, übermitteln wir die für die Registrierung erforderlichen Angaben zum Domaininhaber an unseren Domain-Registrar IONOS SE und die zuständige Registrierungsstelle (bei .de-Domains die DENIC eG, Frankfurt am Main).

Im Rahmen der Digitalen Ordnung erhalten wir Zugang zu den Online-Profilen unserer Kunden. Zugangsdaten verwenden wir ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistung und löschen sie nach Abschluss.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten). Buchungsbelege wie Rechnungen bewahren wir gemäß § 147 AO und § 257 HGB 8 Jahre auf, Geschäftsbriefe 6 Jahre.

5. Weitergabe von Daten und eingesetzte Dienstleister

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im in Abschnitt 3 und 4 beschriebenen Umfang an die dort genannten Auftragsverarbeiter, oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Mit allen als Auftragsverarbeiter tätigen Dienstleistern bestehen bzw. werden Verträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, sofern gesetzlich erforderlich.

Eingesetzte Dienstleister:

• Netlify, Inc., 512 2nd Street, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA – Hosting und Server-Infrastruktur
  www.netlify.com/privacy
• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (für Nutzer in der EU: Google Ireland Limited) – Speicherung von Kontaktanfragen (Google Sheets), Search-Console-Auswertung
  policies.google.com/privacy
• Anthropic Ireland, Limited, Irland (Vertragspartner für Kunden im EWR), unter Einsatz der Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA – KI-Technologie für Chatbot-Funktionen
  www.anthropic.com/privacy
• Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 – Authentifizierung, Datenbank und Datei-Speicher für das Kundenportal
  supabase.com/privacy
• IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland – Domain-Registrierung, DNS-Verwaltung und E-Mail-Postfach
  www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung

Wir behalten uns vor, eingesetzte Dienstleister zu ändern oder durch andere Anbieter zu ersetzen, sofern dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. In diesem Fall stellen wir sicher, dass auch neue Dienstleister den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

Übermittlung in Drittländer (USA, Singapur): Netlify hat sich dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) unterworfen; hilfsweise sowie für Anthropic, Google und Supabase stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie ggf. ergänzende technische und vertragliche Schutzmaßnahmen.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die konkreten Fristen je Verarbeitung sind in der Tabelle in Abschnitt 3 aufgeführt. Zusammengefasst:

• Technische Logfiles (Websitebesuch, Chatbot-Verbindungsdaten): max. 7 Tage
• Kontaktanfragen und über den Chatbot übermittelte Kontaktdaten: bis Bearbeitung abgeschlossen, spätestens nach 3 Monaten
• E-Mails: bis Bearbeitung abgeschlossen; Geschäftsbriefe 6 Jahre
• Chat-Inhalte beim KI-Anbieter: spätestens 30 Tage nach Empfang bzw. Erzeugung
• Kundenportal-Daten (Konto, Dokumente): für die Dauer des Vertragsverhältnisses zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: Buchungsbelege wie Rechnungen 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Die Bereitstellung der unter Abschnitt 4.2 und 4.4 genannten Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; sie ist jedoch erforderlich, damit wir Ihre Anfrage bearbeiten bzw. Ihnen das Kundenportal bereitstellen können. Die unter Abschnitt 4.5 genannten Daten sind für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die jeweilige Leistung nicht erbringen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: jonah.kipshagen@lynx-automation.de

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

8. Datensicherheit

Wir verwenden SSL-/TLS-Verschlüsselung, um Ihre Daten bei der Übertragung zu schützen. Zusätzlich setzen wir technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, um Daten vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
• Zugriffsbeschränkung auf Systeme und API-Schlüssel durch Environment-Variablen
• Serverseitige Verifizierung jeder Kundenportal-Sitzung gegen das Authentifizierungssystem, statt sich auf Angaben im Chat zu verlassen
• Row-Level-Security in der Datenbank, sodass Kunden ausschließlich auf eigene Daten zugreifen können
• Keine dauerhafte Speicherung von Chat-Inhalten
• Zugriff auf Google Sheets ausschließlich über einen dedizierten Service-Account
• Verzicht auf Tracking- oder Analyse-Tools

9. Cookies und vergleichbare Technologien

Diese Website selbst setzt keine Cookies ein. Im Kundenportal verwendet die eingesetzte Login-Software (Supabase) einen technisch notwendigen Eintrag im Local Storage Ihres Browsers, um Sie während Ihrer Sitzung angemeldet zu halten (siehe Abschnitt 4.4) — dieser ist für die von Ihnen aktiv angeforderte Funktion (Login) erforderlich und bedarf nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner gesonderten Einwilligung.

Es werden keine Tracking- oder Analyse-Tools eingesetzt. Schriftarten und technische Programmbibliotheken (z. B. für den Login im Kundenportal) sind lokal auf unserem Server gespeichert. Beim Aufruf der Website wird daher keine Verbindung zu Servern von Google oder zu externen Content-Delivery-Netzwerken hergestellt.

10. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Oktober 2026. Sie wird bei Bedarf angepasst, insbesondere wenn sich rechtliche Vorgaben ändern oder neue Dienstleister eingesetzt werden. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar.